Fleet management : le guide des petites flottes

Si le secteur du transport connaît un contexte économique difficile, du côté de la réglementation, l’heure est au renforcement de la sécurité et à la simplification des contrôles : le Paquet Mobilité 1 et le tachygraphe intelligent en sont la preuve. Dans ce contexte, bien piloter votre activité est plus essentiel que jamais, et les bonnes pratiques du fleet management (gestion de flotte) peuvent grandement vous y aider. Zoom sur les caractéristiques du fleet management et ses avantages pour votre entreprise.

Chronotachygraphe : comprendre la nouvelle réglementation européenne

À quoi sert le chronotachygraphe ?

Aussi appelé unité embarquée du véhicule (UEV), le chronotachygraphe est un appareil dont tous les véhicules français doivent obligatoirement être équipés, et ce, depuis 1969. Son rôle est d’enregistrer les données d’utilisation du véhicule, telles que le nombre d’heures de conduite, l’activité, ou encore les temps de repos.

D’abord analogique, le chronotachygraphe se transforme et devient numérique en 2006. Mais ces évolutions ne s’arrêtent pas là, puisqu’en 2019, il devient « intelligent ». Ce nouvel appareil est pensé pour :

• limiter la fraude ;
• améliorer l’efficacité des contrôles ;
• optimiser les exigences administratives pour les entreprises de transport routier.

Réglementation européenne : qu’est-ce que l’annexe 1C ?

L’arrivée du tachygraphe intelligent a été annoncée par une nouvelle réglementation européenne, mise en place le 15 juin 2019. La carte conducteur, également concernée, est renouvelée pour mieux répondre aux exigences du RGPD (Règlement Général pour la Protection des Données).

Dans une perspective de lutte contre les fraudes, le tachygraphe intelligent est équipé de la technologie GNSS et d’un module DSRC : 

• la technologie GNSS permet d’enregistrer automatiquement la position du véhicule selon la nouvelle réglementation EU 165/2014 ;
• le module DSRC offre la possibilité de contrôler le véhicule à distance.

Les véhicules concernés par cette réglementation sont les véhicules de plus de 3,5 tonnes et les véhicules de transport de voyageurs de plus de neuf places (siège conducteur inclus) nouvellement immatriculés en 2019 : ils doivent tous être équipés du nouveau chronotachygraphe.

Comment fonctionnent le téléchargement et l’archivage des données ?

Les données de la carte conducteur doivent être téléchargées au minimum tous les 28 jours. Pour le tachygraphe, le délai est un peu plus long : au moins tous les trois mois. 

Une fois téléchargées, l’entreprise conserve les données pendant 365 jours. Il faut que celles-ci restent accessibles, car elles constituent un élément majeur en cas de contrôle.

Les données issues de la carte conducteur et du tachygraphe ont cependant une autre utilité : le suivi de la conduite journalière et de l’activité de chacun des conducteurs, permettant d’exercer une meilleure gestion de flotte (fleet management). Il facilite la gestion administrative ainsi que le suivi légal des infractions pour les gestionnaires de flotte.

Du chronotachygraphe au tachygraphe intelligent : ce qui a changé

L’ancêtre du chronotachygraphe analogique voit le jour au début du XIXe siècle. Il s’agit d’un appareil qui mesure le temps de conduite et de repos, mais aussi la vitesse des véhicules. S’il est d’abord utilisé uniquement dans les trains, il est ensuite déployé au début du XXe siècle dans les véhicules de transport routier. C’est d’ailleurs en 1923 que VDO crée son premier tachygraphe. En 1969, le tachygraphe analogique devient obligatoire pour tous les poids lourds.

Bien qu’il ait évolué au fil du temps, la grande révolution du chronotachygraphe se fait en 2006, lorsqu’il devient numérique. Et depuis 2019, c’est une nouvelle version du tachygraphe numérique qui est utilisée : le tachygraphe intelligent, qui permet de déterminer la position du véhicule et d’opérer des contrôles routiers à distance.

Comment fonctionne le tachygraphe analogique ?

Le tachygraphe analogique n’est finalement pas très ancien : certains conducteurs s’en souviennent encore ! Cette version du tachygraphe utilise un disque de papier perforé, pour enregistrer les temps de conduite et de repos ainsi que la vitesse du véhicule. Le disque est enroulé sur un tambour rotatif où une aiguille imprime les données sous forme de tracés graphiques.

Le déploiement de la dernière version du tachygraphe intelligent

Depuis août 2023, la dernière version du tachygraphe est obligatoire sur tous les véhicules d’un PTAC supérieur à 3,5 tonnes nouvellement immatriculés. Avec ce tachygraphe intelligent de seconde génération, la sécurité est encore renforcée et les données conservées sont mieux protégées contre les fraudes. Il permet d’enregistrer automatiquement les passages de frontières et de mieux documenter les tournées de cabotage ainsi que le détachement des chauffeurs.

Cet appareil est appelé à remplacer tous les anciens modèles de tachygraphe. Ainsi, d’ici la fin de l’année 2024, tous les véhicules professionnels opérant à l’international qui sont encore équipés d’un tachygraphe analogique ou d’une version numérique de première génération devront être équipés d’un tachygraphe intelligent de deuxième génération.

Pour le moment, les véhicules utilitaires (VUL) de plus de 2,5 tonnes effectuant du transport international de marchandises (pour de courtes ou longues distances) ne sont pas concernés par le tachygraphe. Mais ceci va changer : à partir de juillet 2026, ils devront eux aussi être équipés d’un tachygraphe intelligent.

Optimiser la gestion de sa flotte avec les solutions de fleet management

Le fleet management, ou la gestion de flotte automobile

Quelle que soit leur activité, les entreprises doivent optimiser leur gestion de flotte pour accroître leurs performances. Pour une entreprise de transport routier, par exemple, cette optimisation consiste à améliorer : 

• le pilotage de l’activité ;
• la maintenance des véhicules ;
• la sécurité ;
• la conformité vis-à-vis de la réglementation en vigueur.

C’est là que le fleet management, c’est-à-dire la gestion opérationnelle, administrative et financière d’un parc de véhicules, entre en scène. Son objectif est de faciliter : 

• la gestion et l’optimisation des ressources ;
• le suivi des véhicules et des conducteurs en temps réel ;
• la souscription et la gestion des contrats d’assurance ;
• la gestion des sinistres ;
• le règlement des amendes.

Il est aussi là pour garantir la bonne gestion des véhicules, notamment :

• le téléchargement et la conservation des données du tachygraphe intelligent ;
• les dépenses liées à l’entretien des véhicules professionnels ;
• les dépenses liées au carburant ;
• les dépenses liées aux pneumatiques (qui est l’un des postes de dépenses les plus importants après le carburant).

À l’échelle des conducteurs, le fleet management permet de :

• s’assurer du téléchargement et de l’archivage des données légales ;
• contrôler les temps de conduite et de repos ;
• contrôler les infractions, à travers l’édition d’un fichier récapitulatif mensuel des infractions d’un conducteur (et la signature de ce dernier)⁽¹⁾.

Dans une grande entreprise de transport, le rôle du fleet manager (gestionnaire de flotte) est similaire à celui d’un conducteur gérant de sa propre entreprise de transport routier. Ils sont soumis aux mêmes règles et doivent avoir les mêmes compétences : 

• organisation efficace ;
• sens de l’analyse ;
• capacité à bien communiquer avec ses collaborateurs ;
• excellente connaissance des aspects juridiques de sa profession, pour être capable de suivre et de comprendre les changements fréquents de la réglementation européenne.

Comment choisir son logiciel de gestion de flotte ?

Bien choisir son logiciel de gestion de flotte demande du temps.

Le fleet manager a besoin d’outils capables de simplifier son quotidien, qui consiste principalement à :

• assurer l’entretien des véhicules ;
• télécharger les données des véhicules et des conducteurs depuis les tachygraphes intelligents ;
• communiquer régulièrement avec les conducteurs.

C’est dans ce cadre qu’un logiciel de gestion de flotte, comme la solution VDO Fleet, peut se révéler bien utile ! Les services VDO Fleet comprennent plusieurs modules logiciels complémentaires tels que : 

• Tachograph Management (téléchargement, analyse et archivage des données légales) ;
• Tachograph Live Services (disponibilité des conducteurs et track & trace) ;
• Remote Download (téléchargement à distance et automatique des données du tachygraphe et de la carte conducteur) ;
• Partner Solutions (export et/ou import des données depuis ou vers un système tiers grâce à nos bibliothèques d'API).

Dans tous les cas, un tel logiciel doit être conforme aux réglementations et exigences légales. Il doit assurer :

• le téléchargement et la conservation des données réglementaires ;
• l’envoi de rappels automatiques pour ne pas manquer de les télécharger ;
• le transfert, la visualisation, l’archivage et l’analyse de ces données ;
• le traitement et l'affichage des temps d’activité des conducteurs et des véhicules ;
• la gestion multisites, par groupe de véhicules et groupe de conducteurs, de ces informations ;
• le rappel des inspections périodiques et des dates d’expiration des cartes conducteurs ;
• l’identification et le suivi des infractions commises ;
• la création de rapports automatiques et personnalisés.

Conclusion : tachygraphe et fleet management

Depuis son apparition au début du XIXe siècle, le tachygraphe a connu bien des modifications et des évolutions… jusqu’à devenir le tachygraphe intelligent de deuxième génération, qui s’impose aujourd’hui comme la nouvelle norme dans le secteur du transport routier. 

Ce nouvel appareil soulève de nombreux enjeux en matière de fleet management, notamment celui du téléchargement et de la gestion des données tachygraphiques. Pour cela, les entreprises de transport routier peuvent compter sur les logiciels de gestion de flotte ! Conservation des données, suivi de l’activité et des infractions… un tel outil est pensé pour faciliter le travail du fleet manager.

VDO vous propose un logiciel de gestion pensé pour les entreprises de transport. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !

 

⁽¹⁾ Source : Obligation d’éditer le rapport nominatif d’infraction conducteur et d’anomalies des tachygraphes